Często spotykamy się z sytuacją, że w wypożyczalni np. sprzętu sportowego żądają od nas dowodu osobistego w zastaw. Czy wypożyczalnia ma do tego prawo? Czy oddanie dowodu osobistego w obce ręce jest bezpieczne?
Firmy, które żądają pozostawienia dowodu, naruszają w ten sposób obowiązujące przepisy, zarówno dotyczące przetwarzania danych osobowych, jak i ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Na tym kto przetwarza dane osobowe, a za takie może być uznane zatrzymanie w zastaw dowodu osobistego, spoczywają określone obowiązki. Za przetwarzanie danych osobowych rozumie się wszelkie operacje na nich wykonywane, czyli zbieranie, utrwalanie, opracowywanie, zmieniania, udostępnianie oraz … przechowywanie.
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych przetwarzanie jest możliwe, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę. Może mieć miejsce także wtedy, gdy jest to niezbędne do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub do realizacji umowy, jeśli osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną. Wedle przepisów również wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania określonych zadań realizowanych dla dobra publicznego albo dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów, a samo przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby zainteresowanej. Jeśli choć jedna przesłana będzie miała zastosowanie, to teoretycznie można stwierdzić, że przy realizacji umowy firma może pozyskać nasze dane osobowe. Przy danych szczególnie wrażliwych takich jak poglądy polityczne, pochodzenie etniczne muszą być spełnione dodatkowe warunki.
Mimo, że firmy teoretycznie mogą przetwarzać nasze dane, to nie mogą pozyskać ich wszystkich. Gromadzenie informacji powinno być adekwatne do celu. Cel taki nie może być przez przedsiębiorcę narzucony – przede wszystkim powinien zostać zakomunikowany przed pozyskaniem danych. Ponadto udostępnienie danych w celu przetwarzania powinno zachować równowagę, między uprawnieniami osoby, która dysponuje swoimi danymi a interesami firmy. Dlatego przedsiębiorca może pozyskać dane tylko w takim zakresie, w jakim są mu one konieczne. Pozostawienie dowodu w firmie, która wypożycza sprzęt sportowy, nie ma w takiej sytuacji podstawy. Tylko w stosunku do części danych przedsiębiorca może udowodnić konieczność ich pozyskania, pozyskanie innych nie jest zaś uzasadnione.
To nie wszystko. Ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych wskazuje, że dowodu nie można zatrzymać z wyjątkiem określonych przypadków i określonych organów (m.in. organów administracji publicznej, sądów, prokuratury, Straży Granicznej, Policji, UOP, organów kontroli skarbowej i wywiadu skarbowego). CO więcej, jeśli ktoś zatrzymuje bez podstawy prawnej cudzy dowód osobisty (a można o tym mówić w przypadku dotyczącym wypożyczalni), podlega karze ograniczenia wolności i karze grzywny, która może wynieść nawet 5 tys. zł.
W żadnym wypadku nie powinniśmy więc zgadzać się na zostawienie dowodu osobistego jako zabezpieczenia. Ważne są nie tylko kwestie ochrony danych osobowych, ale również bezpieczeństwa. Zostawiony dowód osobisty w zastaw, w którym znajdują się wszystkie informacje, może mieć opłakane skutki – w skrajnych sytuacjach ktoś może wykorzystać dokument do zaciągnięcia pożyczki lub kredytu. Co więcej, czasem można dowiedzieć się o tym dopiero wówczas, gdy przyjdzie wezwanie do zapłaty. Dlatego w każdej tego typu sytuacji należy odmówić pozostawienia dowodu i powołać się przy tym na przepisy mówiące o ochronie danych osobowych. Przetrzymywanie dokumentu może budzić zastrzeżenia zarówno pod kątem zasadności, ale również legalności pozyskiwania danych.