Instytucja notarialnego poświadczenia dziedziczenia weszła do systemu prawnego od 1 marca 2009 roku. Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia pełni taką samą rolę jak sądowe postanowienie stwierdzenia nabycia spadku. Akt poświadczenia dziedziczenia może sporządzić każdy notariusz. Nie ma tu znaczenia, tak jak w przypadku drogi sądowej, ostatnie miejsce zamieszkania spadkodawcy.

Aby skorzystać z notarialnego poświadczenia dziedziczenia spadkobiercy muszą spełnić następujące warunki:

• do kancelarii notarialnej muszą się zgłosić wszystkie osoby, które mogą być brane pod uwagę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi
• nie może być żadnych sporów pomiędzy spadkobiercami w kwestii podziału spadku
• spadek musi być otwarty po 1 lipca 1984 roku

Decydując się na tą formę ustalania kręgu spadkobierców należy pamiętać, że złożenie przed notariuszem fałszywych oświadczeń zagrożone jest karą pozbawienia wolności do lat 3. O notarialne poświadczenie dziedziczenia w przeciwieństwie do stwierdzenia nabycia spadku może wystąpić wyłącznie spadkobierca. Osoby trzecie np. wierzyciel spadkodawcy lub zapisobiorca muszą złożyć wniosek do sądu. Poświadczenie dziedziczenia u notariusza jest rozwiązaniem szybszym, ponieważ wszystkie formalności spadkowe można załatwić w jeden dzień.

Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób, które mogą być spadkobiercami ustawowymi i testamentowymi. W protokole dziedziczenia notariusz zamieszcza:

• zgodne żądanie poświadczenia dziedziczenia złożone przez osoby biorące udział w spisywaniu protokołu
• oświadczenia obecnych o istnieniu lub nieistnieniu osób, które wyłączałyby znanych spadkobierców od dziedziczenia lub dziedziczyłyby wraz z nimi
• oświadczenia o znanych testamentach spadkodawcy lub braku takich testamentów
• oświadczenia, że w odniesieniu do spadku nie zostało uprzednio wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku i nie toczy się postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku ani nie został sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia
• oświadczenia, czy w skład spadku wchodzi gospodarstwo rolne oraz który spośród spadkobierców powołanych do spadku z ustawy odpowiada warunkom przewidzianym do dziedziczenia gospodarstwa rolnego
• oświadczenia, czy składane były oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, czy zostało wydane orzeczenie dotyczące niegodności dziedziczenia oraz czy były zawierane umowy z przyszłym spadkodawcą w przedmiocie zrzeczenia się dziedziczenia po nim
• informację o pouczeniu przez notariusza o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń

U dając się do kancelarii notariusza w celu uzyskania notarialnego poświadczenia dziedziczenia spadkobiercy muszą mieć przy sobie następujące dokumenty, które notariusz załącza do aktu poświadczenia dziedziczenia:

• odpis aktu zgonu spadkodawcy
• odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy
• inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie praw do spadku np. testament

Po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia jest on rejestrowany w rejestrze prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną. W rejestrze tym, na podstawie numeru PESEL osoby zmarłej, można sprawdzić, czy dla określonej osoby sporządzono akt poświadczenia dziedziczenia.

Przeszkody sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia

Jest kilka sytuacji w których załatwienie formalności spadkowych u notariusza nie będzie możliwe. Są to:

• dziedziczenie na podstawie testamentu ustnego, podróżnego lub wojskowego
• akt poświadczenia nie zostanie sporządzony jeśli notariusz, jako osoba wykonująca zawód zaufania publicznego, podczas sporządzania protokołu nabierze wątpliwości, co do osoby lub osób mających być spadkobiercami lub wielkości ich udziałów w spadku
• już wcześniej sporządzono akt poświadczenia dziedziczenia w odniesieniu do tego samego spadkodawcy
• wydane zostało sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku
• w chwili śmierci spadkodawca był cudzoziemcem lub nie posiadał żadnego obywatelstwa
• spadkodawca nie zamieszkiwał w Polsce albo w skład spadku wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położonej za granicą.